BASE DE DATOS

Una base de datos es un conjunto de información relacionada con un asunto o con una finalidad. En Access, una base de datos es un archivo que puede contener tablas donde se encuentra toda la información sobre un tema especifico, consultas, formularios, informes entre otros. Tal como una colección de música, el control de alumnos en un colegio o un directorio telefónico

La información contenida en una tablas tiene múltiples utilidades.

Una base de datos es una recopilación de información relativa a un asunto o propósito particular, como el seguimiento de pedidos de clientes o elmantenimiento de una colección de música. Si la base de datos no está almacenada en un equipo, o sólo están instaladas partes de la misma, puede que deba hacer un seguimiento de información procedente de varias fuentes en orden a coordinar y organizar la base de datos.

Supongamos, por ejemplo, que los números de teléfono de los proveedores están almacenados en varios lugares: en un archivo de tarjetas que contiene los números de teléfono de los proveedores, en archivos de información de productos en un armario y en una hoja de cálculo que contiene información de pedidos. Si cambia el número de teléfono de un proveedor, tendría que actualizar la información en los tres lugares. Sin embargo, en una base de datos es necesario modificar la información en un solo lugar: el número de teléfono del proveedor se actualiza automáticamente en todos los lugares de la base de datos donde se utilice.

TUTORIAL DE ACCES

Al ejecutar el programa de Microsoft Access saldrá una ventana de diálogo  donde se puede escoger o 

crear la base de datos con la que se va a trabajar. Escoger “Base de datos en blanco” y pulsar “Aceptar”. 

A continuación hay que elegir el nombre que le vamos a dar a la nueva base de datos y en qué directorio

vamos a almacenarla. Escoged el directorio personal de cada uno y llamadla “tutorial.mdb”. “mdb” es la 

extensión por defecto para las bases de datos de Access (Microsoft Data Base). 

Una vez hecho esto aparecerá la ventana principal de Access (ver figura). Contiene un listado con todos 

los objetos que conforman nuestra base de datos. Estos objetos se agrupan, según sus características, en 

seis fichas o carpetas: Tablas, Consultas, Formularios, Informes, Macros y Módulos. Aquí vamos a 

aprender a utilizar las características básicas de las cuatro primeras. 

Conforme nos movemos entre estas seis fichas se  ven listados de todos los objetos de ese tipo que 

contiene la base de datos activas (en este momento no habrá ninguno). A lado de este listado aparecen tres 

botones: Abrir, Diseño y Nuevo (en  algunos  de los  objetos cambia el nombre pero sus funciones son 

similares). El primer botón ejecuta el objeto seleccionado, el segundo permite editar un objeto ya creado 

para hacer modificaciones o revisiones y el tercero crea un nuevo objeto, que dependerá de la ficha que 

esté activada. 

MICROSOFT ACCES?

Microsoft Access es un sistema de gestión de bases de datos relacionales para los sistemas operativos Microsoft Windows, desarrollado por Microsoft y orientado a ser usado en un entorno personal o en pequeñas organizaciones. Es un componente de la suite ofimática Microsoft Office. Permite crear ficheros de bases de datos relacionales que pueden ser fácilmente gestionadas por una interfaz gráfica simple. Además, estas bases de datos pueden ser consultadas por otros programas. Este programa permite manipular los datos en forma de tablas (formadas por filas y columnas), crear relaciones entre tablas, consultas, formularios para introducir datos e informes para presentar la información.

Por medio de Microsoft Access, puede administrar toda la información desde un único archivo de base de datos. Dentro del archivo, puede utilizar:

• Tablas para almacenar los datos.  
• Consultas para buscar y recuperar únicamente los datos que necesita.
• Formularios para ver, agregar y actualizar los datos de las tablas.   
• Informes para analizar o imprimir los datos con un diseño específico.
• Páginas de acceso a datos para ver, actualizar o analizar los datos de la base de datos desde Internet o desde una intranet.